Для здійснення закупівель товарів, послуг або робіт компаніями та організаціями, що перебувають на державному фінансуванні, в обов’язковому порядку повинен бути створений тендерний комітет або призначено уповноважену особу, відповідно до Закону «Про публічні закупівлі» № 922-VIII від 25 грудня 2015 року. Рішення тендерного комітету в обов’язковому порядку повинно бути оформлено у вигляді протоколу. Протокол повинен містити відмітки про поіменне голосування по будь-якому питанню, запланованому на засіданні тендерного комітету. При цьому голосувати повинні всі члени тендерного комітету.

Такий протокол повинні в кінці підписати всі члени тендерного комітету, а потім його слід розмістити в електронній системі торгів в публічному доступі.

Якщо виникне ситуація, коли хтось із членів тендерного комітету, з числа присутніх на засіданні, відмовляється голосувати за будь-який пункт, або ж відмовляється підписувати протокол в кінці засідання, в цьому випадку слід вказати причину відмови. Таку причину з обґрунтуванням необхідно відобразити в протоколі перед оприлюдненням.